Höglands Logistik om Koll 365 Avvikelsehantering

Bättre kontroll med Koll 365 Avvikelsehantering: ”Vi har fått struktur och fakta”, säger VD Katarina Wetterholm.

Höglands Logistik är ett privatägt företag i Nässjö med två verksamhetsgrenar: tredjepartslogistik och åkeri. Företaget startades 2006 av Henrik Almström, som i takt med att företaget växte samlade på sig allt fler simultana roller inom företaget – VD, lagerchef, HR-ansvarig, trafikledare – och blev som så många andra entreprenörer involverad i alla nivåer av företaget.

För tre år sedan gjorde Henrik så valet att anställa en extern VD, och han valde rollen som trafikeledare, där han trivs bäst. Katarina Wetterholm, som har erfarenhet av ledande befattningar inom framförallt finansbranschen, är sedan dess VD.
”Vi kompletterar varandra för jag hade erfarenhet av den här typen av befattning tidigare, medan han har en djup branschkunskap”, säger Katarina.

Växande verksamhet

Företaget är i ett expansivt skede och utökade sin lageryta med 10 000 kvadratmeter förra året. Idag omfattar lagerytan 25 000 kvadratmeter, och man är närmare 50 anställda.
”På åkerisidan erbjuder vi tillsammans med samarbetspartner dagliga rikstäckande transporter, både för stycke och partigods.”

Katarina märkte snabbt att marknaden krävde att företaget skulle ha ett kvalitetsledningssystem, vilket också av interna skäl behövdes.
”Det var väldigt luddigt hur vi jobbade med avvikelser, förbättringsförslag, reklamationer och även tillbud. Det fanns ett slags organisation och arbetssätt, men ingenting fanns på pränt så vi behövde få ordning på det – både för vår egen skull och för att ta ansvar gentemot våra kunder”, säger Katarina.

Respektera förändringsprocessen

Höglands Logistik ISO-certifierade sig inom kvalitet, miljö och arbetsmiljö och som stöd i hanteringen av ärenden valde man Koll 365 Spaces.
”Medarbetaren har fått tillgång till att lägga avvikelser, tillbud och förbättringsförslag i en app. Så via en portal finns det tydliga länkar där du registrerar olika ärenden. Vi har verkligen malt in det här arbetssättet, för i grunden blir det en förändring för organisationen och medarbetaren. Förändringsprocessen ska man inte förringa, man måste verkligen förstå att även om man har skaffat ett system så måste man verkligen jobba med det här. Det har tagit oss över ett år att helt komma in i det.”

I alla branscher, inklusive transportbranschen, uppstår en del avvikelser:
”Det kan handla om att man ska leverera och ingen är på plats, eller att man har fått fel kontakuppgifter vid leverans, emballage har gått sönder. Eller så visar det sig att porten är för låg och lastbilen kommer inte fram till lastkajen. Och så vidare. Det här systemet har hjälpt oss att få bättre kontroll och att se mönster. Vi har fakta att komma med när vi kommer till kunden eller medarbetaren med återkoppling, vilket är jättebra.”

Medarbetarna får helhetssyn

I och med det systematiska arbetet med ärenden via Koll 365 Spaces har man också skapat ett större helhetstänk hos medarbetarna:
”Man blir som medarbetare medveten om vilka konsekvenser händelser i vardagen får. Man ser en större helhet än bara det egna skrivbordet eller den egna förarhytten.”

I och med flexibiliteten i systemet kan man enkelt skapa anpassningar för att optimera användarvänligheten, vilket innebär att Höglands Logistik nu i samverkan med JSC tar fram en ”version 2.0”.
”Vi inser att vissa fält behöver vi inte och andra fält behöver vi flytta om så att det blir logiskt. Det måste vara enkelt för de som registrerar ärenden, för annars gör man det inte. Det gäller att sätta sig i medarbetarens sits och se det från deras perspektiv”, avslutar Katarina Wetterholm.

>>Läs mer om Höglands Logistik

Fler kundcase