Avvikelsehanteringssystem
i Koll 365 Spaces
Avvikelsehanteringssystem baserat på Koll 365 hjälper dig att få full kontroll över hanteringen av era avvikelser.
Fast månadskostnad
Avvikelsehanteringssystemet har en fast månadskostnad.
Användarvänlig och mobilanpassad
Full kontroll
Genom att bygga ditt avvikelsehanteringssystem på Koll 365 Spaces får du en enkel och flexibel lösning för att hantera era avvikelser. Oavsett vilken metodik och vilka begrepp som är bäst lämpade för just er verksamhet och era processer så kan du vara trygg i att systemet kan anpassas och växa tillsammans med era behov och era idéer.
Med Koll 365 avvikelsehantering får du ett lättanvänt system för ert systematiska kvalitetsarbete. Allt är integrerat i er Microsoft 365-miljö där ni kan vara trygga med att informationen är säker. Du betalar månadsvis.
Avvikelsehanteringssystem med personifierade vyer
I Koll 365 Avvikelsehanteringssystem kan ni anpassa användarens dashboard baserat på roll. Den information som visas är med andra ord relevant för den inloggade användaren. Du kan också formatera kolumnerna för att göra det smidigare för användaren att visuellt prioritera de viktigaste elementen.
Fullständig spårbarhet
Avvikelsehanteringssystem med automatiserad dokumentation
Generera rapoportdokument från mallar med information automatiskt ifylld från avvikelsen.
Vill du få en demonstration av Avvikelsehanteringssystem i Koll 365 Spaces?
Fyll i formuläret så kontaktar vi dig snarast möjligt.
Så skapar du tid med Koll 365 Avvikelsehanteringssystem
En modern samarbetsplattform med fokus på kärnverksamheten
Koll 365 Avvikelsehanteringssystem är en del av JSC:s tjänster inom Microsoft 365 och syftar till att skapa tid för det som verkligen är viktigt. Genom att automatisera och effektivisera hanteringen av interna och externa avvikelser får företag en möjlighet att skala bort tidsödande manuella processer och istället arbeta strukturerat och målinriktat.
- Kommunikation och samarbete: Här används verktyg som Microsoft Teams och Exchange Online för att förenkla interaktionen mellan medarbetare.
- Dokumenthantering och uppgiftshantering: Med SharePoint som bas kan företag samla och organisera dokument, avvikelser och uppgifter på ett enhetligt sätt.
Så fungerar avvikelsehanteringen
Koll 365 Avvikelsehanteringssystem gör det enkelt att registrera, kategorisera och följa upp avvikelser. Oavsett om det handlar om produktionsproblem, kundklagomål eller leveransavvikelser erbjuder systemet ett flexibelt och skalbart gränssnitt för att hantera hela processen. Här är några av funktionerna:
- Kategorisering och anpassning: Varje avvikelse kan kategoriseras baserat på företagets specifika behov. För varje kategori kan aktiviteter, ansvarsfördelning, statusuppdateringar och flöden definieras.
- Webbaserad och mobilanpassad användning: Verktyget fungerar lika bra på mobiltelefoner och surfplattor som på datorer, vilket gör det enkelt att rapportera och följa upp avvikelser.
- Automatisering och integrationer: Genom att använda Microsoft Power Automate och Logic Apps kan företag skapa automatiska flöden, exempelvis för notifieringar och godkännandeprocesser.
- Rapportering med Power BI och Excel: Med Power BI kan företag skapa och integrera grafer och analyser direkt i systemet. Excel erbjuder möjligheten att exportera data för vidare bearbetning.
Trygghet och säkerhet i fokus
En av styrkorna med Koll 365 Avvikelsehanteringssystem är säkerheten. Systemet bygger på Microsoft 365:s säkerhetsfunktioner och lagrar all data i kundens egen miljö. Detta innebär att:
- Ingen data lämnar kundens Microsoft 365-miljö.
- Vid eventuell avslutning av tjänsten krävs ingen migrering av data.
- Spårbarhet och efterlevnad av regler och standarder, exempelvis ISO 9001, säkerställs.
Praktiskt exempel på avvikelsehantering
En typisk arbetsdag med Koll 365 Avvikelsehanteringssystem kan börja med att en medarbetare loggar in på sin startsida, där avvikelser visas baserat på status: påbörjade, uppföljning pågår eller slutförda. Ett exempel på en avvikelse kan vara ”Transformator överbelastad”, där information som rubrik, kategori, händelsedatum och föreslagna åtgärder registreras.
För varje avvikelse kan ansvariga tilldelas, statusar uppdateras och aktiviteter kopplas. Systemet loggar automatiskt alla ändringar som görs, vilket skapar transparens och spårbarhet.
Anpassningsbart och flexibelt
Behov och processer skiljer sig mellan företag, och Koll 365 Avvikelsehanteringssystem är utvecklat för att kunna möta dessa skillnader. Med drag-and-drop-funktioner kan företag enkelt bygga och finjustera formulär, arbetsflöden och vyer baserat på sina egna krav. Exempelvis kan formulär för avvikelser kopplas till externa webbsidor eller intranät, vilket gör det smidigt för kunder eller externa parter att rapportera problem.
FAQ Avvikelsehanteringssystem
Vad är Koll 365 Avvikelsehanteringssystem?
Ett avvikelsehanteringssystem byggt på Koll 365 Spaces och Microsoft 365 som gör det enkelt att registrera, kategorisera, följa upp och åtgärda avvikelser på ett strukturerat, säkert och skalbart sätt – direkt i er Microsoft-miljö.
Vilka är de viktigaste fördelarna?
• Fast månadskostnad: Förutsägbar prissättning, månadsvis betalning.
• Användarvänligt och mobilanpassat: Fungerar lika bra på mobil, surfplatta och dator.
• Personifierade vyer: Dashboards och listor som visar relevant information per roll.
• Full spårbarhet: Koppla avvikelser, revisioner och aktiviteter.
• Automatiserad dokumentation: Generera rapportdokument från mallar, autoifyllda med ärendedata.
• Säkerhet och kontroll: All data stannar i er egen Microsoft 365-miljö.
Hur registrerar, kategoriserar och följer man upp avvikelser?
• Registrering: Skapa en avvikelse med rubrik, kategori, händelsedatum, beskrivning och föreslagna åtgärder.
• Kategorisering: Anpassa kategorier efter era behov; definiera aktiviteter, ansvar och flöden per kategori.
• Uppföljning: Tilldela ansvariga, uppdatera status och koppla aktiviteter. Alla ändringar loggas automatiskt för transparens och spårbarhet.
Finns personifierade vyer och dashboards per roll?
Ja. Dashboards och vyer kan anpassas efter roll så att varje användare ser relevant information. Kolumner kan formateras för att visuellt prioritera det viktigaste och underlätta daglig styrning.
Hur fungerar automatisering, notifieringar och godkännanden?
Med Power Automate och Logic Apps kan ni skapa automatiska flöden för t.ex. notifieringar, påminnelser, eskaleringar och godkännandeprocesser. Flödena kan triggas av händelser som statusändringar, nya avvikelser eller deadlines.
Hur fungerar rapportering och analys?
• Power BI: Skapa och bädda in grafer och analyser direkt i systemet (trender, kategorier, genomloppstider m.m.).
• Excel: Exportera data för vidare bearbetning, delning och uppföljning.
• Dashboards: Översikter som visar t.ex. påbörjade, uppföljning pågår och slutförda avvikelser.
Kan vi generera rapportdokument automatiskt?
Ja. Systemet stödjer automatiserad dokumentation där rapporter genereras från mallar och fylls i automatiskt med information från avvikelsen, vilket sparar tid och ökar kvaliteten i dokumentationen.
Hur säkerställs spårbarhet och efterlevnad (t.ex. ISO 9001)?
Genom att koppla avvikelser, revisioner och aktiviteter samt logga alla ändringar skapas fullständig spårbarhet. Detta stödjer efterlevnad av standarder som ISO 9001 och underlättar intern och extern revision.
Hur fungerar säkerhet och datalagring?
All data lagras i er egen Microsoft 365-miljö och skyddas av Microsoft 365:s säkerhetsfunktioner. Ingen data lämnar er tenant. Vid avslut av tjänsten krävs ingen datamigrering – informationen finns kvar hos er.
Vilka Microsoft 365-komponenter används?
• Kommunikation: Microsoft Teams och Exchange Online för smidigt samarbete.
• Dokument & ärenden: SharePoint som bas för att samla dokument, avvikelser och uppgifter.
• Automatisering: Power Automate och Logic Apps.
• Rapportering: Power BI och export till Excel.
Är avvikelsehanteringssystemet webbaserat och mobilanpassat?
Ja. Lösningen är webbaserad och mobilanpassad så att användare kan rapportera, hantera och följa upp avvikelser var de än befinner sig, på mobil, surfplatta eller dator.
Hur anpassningsbart är avvikelsehanteringssystemet?
Systemet är mycket flexibelt:
• Lägg till/ta bort fält, ändra benämningar och statusar.
• Drag-and-drop för att bygga och finjustera formulär, arbetsflöden och vyer.
• Definiera processer per kategori och låt systemet växa med era behov och idéer.
• Formulär kan även kopplas till externa sidor eller intranät för rapportering från kunder/partners.
Kan externa parter rapportera avvikelser?
Ja. Avvikelseformulär kan publiceras externt (t.ex. via webb/intranät) så att kunder eller externa parter enkelt kan rapportera avvikelser till er process.
Praktiskt exempel: Hur ser ett avvikelseärende ut i vardagen?
En medarbetare loggar in och ser sin rollbaserade startsida med påbörjade, uppföljning pågår och slutförda avvikelser. Exempel: “Transformator överbelastad” registreras med rubrik, kategori, händelsedatum och föreslagna åtgärder. Ansvariga tilldelas, aktiviteter kopplas, status uppdateras och alla ändringar loggas automatiskt.
Vilka typer av avvikelser kan hanteras?
Systemet hanterar t.ex. produktionsproblem, kundklagomål och leveransavvikelser. Modellen är flexibel och kan spegla er terminologi och metodik.
Hur prissätts tjänsten?
Koll 365 Avvikelsehanteringssystem erbjuds med fast månadskostnad och månadsvis betalning för enkel budgetering.
Hur hjälper systemet oss att spara tid?
Genom att strukturera, digitalisera och automatisera avvikelsehanteringen minskar manuella moment, frigör tid och resurser och låter er fokusera på kärnverksamheten.
Hur hanteras dokument och bilagor?
Med SharePoint som bas kan dokument och bilagor lagras och organiseras på ett enhetligt sätt, tydligt kopplade till rätt avvikelse och lättåtkomliga via systemets gränssnitt.
Följ oss på sociala media
Nyfiken på JSC:s övriga tjänster?
Molntjänster
Genom vårt koncept Molnkontroll erbjuder vi drift av hela eller delar av er IT, såväl i vårt eget moln som via Microsoft Azure.
IT-säkerhet
IT-säkerhet företag: för er infrastruktur, information och medarbetare.
Applicerbar AI
Vi hjälper dig att förstå och utnyttja AI:s möjligheter för din organisation.
Telefonväxel
Telefonväxel och operatör i ett – en enda telefonipart med stor möjlighet till självbetjäning.
Kunder om Koll 365
”Tack vare Koll 365 Ledningssystem blir informationen lättillgänglig för hela organisationen. Vi har effektiviserat kvalitetsprocessen och rationaliserat hela certifieringsarbetet.”
Göran Hallbäck
Quality Director,
KB Components
”Vi har kunnat lägga in hela vårt reservdelslager in i det här systemet så det är sökbart med priser och artikelnummer. I och med att alla arbeten signeras får vi spårbarhet i antal timmar utförda per person, och i bakgrunden skapas ett fakturaunderlag.Vi sparar flera moment i arbetet, det är väldigt värdefullt.”
Anders Löfgren
VD,
Svensk Tågkraft
Carolina Larsson
Kvalitets- och miljöchef,
Liljas Plast
Vi drivs av att skapa tid till det som är viktigt. Välkommen in i det hållbara arbetslivet tillsammans med oss – vi verkar för att stärka er konkurrenskraft och arbetsmiljö med moderna arbetssätt.