Ledningssystem
Ledningssystem för koll på ISO, styrande information och godkännanden för en effektivare verksamhet.
Ledningssystem till fast månadskostnad
Ingen startavgift, kort bindningstid.
Allt i Microsoft 365
Ledningssystemet är snabbt, smidigt och helt integrerat i Microsoft 365
Ledningssystem på alla enheter
Fungerar på alla enheter – dator, mobiltelefon och platta
Koll 365 Ledningssystem är ett kvalitetssystem i Microsoft 365 som ger dig smidig tillgång till rätt information var du än befinner dig – allt paketerat till en fast kostnad per månad. Med Koll 365 Ledningssystem får du därför ordning på dokument, flöden och processer och sparar tid till det som är viktigt.
Ledningssystem direkt i Microsoft Teams
Använd ledningssystemet där du är. Få åtkomst direkt från Teams via vår Teams-app.
Allt i Microsoft 365
Du nyttjar systemet inom ramen för din egen Microsoft 365-miljö.
Lättanvänt
All data i er egen Microsoft 365-miljö
Vill du få en demonstration av Koll 365 Ledningssystem?
Fyll i formuläret så kontaktar vi dig snarast möjligt.
Följ oss på sociala media
Ledningssystem för koll på styrande dokument
Med vårt ledningssystem i Microsoft 365 får ni ordning och reda på dokument, information, flöden och processer på arbetsplatsen, vilket sparar tid för er att fokusera på det som är viktigast i ert företag.
Det finns undersökningar som visar att närmare hälften av kontorsanställda lägger minst tio timmar i månaden på att leta efter information. Detta eftersom ledighetsansökningar, dokumentmallar, bilder och så vidare ligger i en rörig mapp någonstans på en server. Nackdelarna med detta är många – inte minst ökad stress. Men så behöver det inte vara. Med ett ledningssystem i Microsoft 365 når ni därför efterlevnad och skapar tydlighet avseende organisationens processer och aktiviteter.
I och med Koll 365 Ledningssystem har alla medarbetare tillgång till de senaste versionerna av viktiga dokument samt att vi kan publicera en mängd information. Exempelvis media, länkar, processansvariga med mera. Vi bygger en lösning med utgångspunkt i standardkomponenterna i Microsoft 365. Emellertid kan ni själva anpassa den i takt med verksamhetens behov. Likaledes är systemets uppbyggnad pedagogisk och innefattar en sökfunktion.
Systemet är byggt för en mobil arbetsplats, vilket innebär att du har tillgång till dokumenten var du än befinner dig och oavsett vad du använder för enhet – mobiltelefon, dator eller surfplatta. Det levereras som en tjänst till fast månadskostnad – men utan bindningstid. Likaledes ingår full support och uppdateringar.
I syfte att illustrera nyttan följer här några exempel på användningsområden:
Ledningssystem för kvalitet: ISO 9001
Detta är en internationell standard för kvalitetsledningssystem som är utformad för att hjälpa organisationer att uppnå och upprätthålla hög kvalitet på sina produkter och tjänster. Därför inkluderar standardens struktur bland annat krav på kvalitetspolicy, ledningsengagemang, processhantering, resursförvaltning, produktrealisering, mätning, analys och förbättring. På så vis kan organisationer öka kundnöjdheten, förbättra processerna och minimera risker och fel genom att uppfylla ISO 9001-standardens krav.
Ledningssystem för miljö: ISO 14001
Detta är en internationell standard för miljöledningssystem som är utformad för att hjälpa organisationer att uppnå och upprätthålla höga miljöstandarder. Sålunda inkluderar standardens struktur bland annat krav på miljöpolicy, ledningsengagemang, miljöaspekter, miljöpåverkan, miljömål, resursförvaltning, miljöprestanda, övervakning och mätning, ledningsgranskning och förbättring. Genom att uppfylla ISO 14001-standardens krav kan organisationer minska sin miljöpåverkan, förbättra resursanvändningen och minimera risker och fel. På samma vis kan det hjälpa organisationer att uppfylla lagstadgade krav och öka kundnöjdheten genom att visa sitt engagemang för miljön.
Ledningssystem för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen: ISO 45001
Detta är en internationell standard för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen. På så vis inkluderar standarden bland annat krav på hälsa och säkerhet på arbetsplatsen, ledningsengagemang, riskhantering, resursförvaltning, planering och genomförande, mätning, analys och förbättring. Genom att uppfylla standardens krav kan organisationer därför minska sin risk för olyckor och sjukdomar på arbetsplatsen, förbättra arbetsmiljön och öka medarbetarnas hälsa och säkerhet. Men det kan också hjälpa organisationer att uppfylla lagstadgade krav och öka kundnöjdheten genom att visa sitt engagemang för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen.
På jakt efter ärendehanteringssystem? Gå till Koll 365 Spaces.
FAQ – Koll 365 Ledningssystem
Vad är ett ledningssystem?
Ett ledningssystem (även kallat verksamhetssystem eller kvalitetssystem) är en plattform för att dokumentera hur verksamheten ska styras. Det kan vara inriktat på exempelvis kvalitet, miljö, arbetsmiljö eller informationssäkerhet och är alltid kopplat till ett arbetssätt för ständiga förbättringar. Det handlar inte bara om teknik – syftet är att skapa ett gemensamt förhållningssätt till styrande dokument i organisationen och möjliggöra systematiskt kvalitetsarbete, till exempel vid ISO 9001-certifiering.
Vad krävs av ett ledningssystem?
Ett väl fungerande ledningssystem kräver flera komponenter:
• Etablera en tydlig policy: Beskriver organisationens mål och strategier.
• Ledningsengagemang: Ledningen behöver vara aktivt engagerad.
• Processhantering: Processer ska identifieras, dokumenteras och utvärderas.
• Resursförvaltning: Tillräckliga resurser måste finnas.
• Mätning, analys och förbättring: Processer för att mäta, analysera och förbättra systemet.
Varför ska man jobba med ledningssystem?
Det finns många fördelar:
• Effektivitet: Identifiera och eliminera onödiga processer.
• Minskade risker: Hantera risker som kan påverka verksamheten.
• Förbättrad kvalitet: Identifiera och eliminera kvalitetsproblem.
• Kundnöjdhet: Förbättra produkter/tjänster och öka kundlojalitet.
• Bättre beslutsfattande: Ta beslut baserat på fakta och data.
• Lönsamhet: Öka effektivitet, minska risker, förbättra kvalitet och lönsamhet.
Vad ska jag tänka på vid införandet?
Förankra förändringarna i organisationen. Involvera ledning och processansvariga. Ju fler du engagerar, desto snabbare blir ledningssystemet välanvänt och levande – bygg på gemensamma insatser och engagemang.
Vilka är fördelarna med att ha ledningssystemet i Microsoft 365?
Är ni redan Microsoft 365-användare är Koll 365 Ledningssystem extra smidigt och användarvänligt. Det integreras med Teams och annan Microsoft 365-funktionalitet. All data lagras i er egen miljö – skulle ni avsluta tjänsten finns datan kvar hos er.
Är ett ledningssystem bara till för ledningen?
Nej. Ett ledningssystem är för alla i organisationen, som stöd i det dagliga arbetet – inte bara för högsta ledningen.
Hur säkert är Koll 365 Ledningssystem?
Säkerheten är hög eftersom Koll 365 bygger på Microsoft 365-komponenter. Ni får automatiskt t.ex. multifaktorautentisering och övriga säkerhetsfunktioner som finns i er Microsoft 365-miljö.
Lagras datan i SharePoint Online?
Ja. All data i ledningssystemet lagras i SharePoint Online, vilket ger exempelvis versionshantering och spårbarhet på alla dokument.
Vad är Koll 365 Ledningssystem?
Koll 365 är ett modernt ledningssystem byggt på Microsoft 365, anpassat för att förenkla och förbättra processer inom verksamheten. Systemet erbjuder ett tydligt gränssnitt för att dokumentera, visualisera och förvalta rutiner, processer och styrande dokumentation.
Vilka företag kan använda Koll 365?
Systemet passar alla typer av företag och branscher – från små företag till organisationer med tusentals anställda och verksamhet i flera länder.
Hur når jag Koll 365 – måste jag använda Teams?
Koll 365 kan användas direkt i Microsoft Teams, men går också att nå via en vanlig webbläsare. Det krävs dock ett Microsoft 365-konto för åtkomst.
Kan även gästanvändare (t.ex. revisorer) få tillgång till Koll 365?
Ja, det går att bjuda in externa gästanvändare, som t.ex. revisorer, under en begränsad period.
Hur fungerar sökfunktionen?
Sökfunktionen är fokuserad på att snabbt hitta styrande information, processer och dokument inom ledningssystemet, till skillnad från t.ex. SharePoint-sök som kan ge bredare träffar.
Är Koll 365 mobilanpassat?
Ja, systemet fungerar bra på både dator, surfplatta och mobiltelefon – perfekt för personal som ofta är ute på fältet.
Kan jag arbeta med Office-dokument (Word, Excel, PowerPoint) direkt i Koll 365?
Ja, tack vare integrationen med Office Online kan du öppna, läsa och redigera dokument direkt i webbläsaren, utan att behöva installera Office-program.
Hur hanteras dokumentmallar?
Du kan enkelt skapa en kopia av en mall (t.ex. avtal, checklistor) och spara den i din OneDrive eller annan plats. Systemet säkerställer att du alltid utgår från den senaste versionen av mallen.
Hur bygger jag upp strukturen i ledningssystemet?
Koll 365 använder en processbaserad struktur ("boxar") där du enkelt kan skapa, flytta och ändra processer. Strukturen är flexibel och kan anpassas och förändras över tid.
Behöver man vara teknisk expert för att administrera Koll 365?
Nej, gränssnittet är utformat för att vara enkelt och självinstruerande. Det finns också inbyggda hjälpfunktioner och guider på svenska och engelska.
Kan flera personer arbeta med administrationen?
Ja, det är rekommenderat att involvera flera processägare eller ansvariga i administratörsrollen för att skapa engagemang och hålla systemet levande.
Hur säkerställs att rätt version av dokument används?
Systemet har versionshantering och möjlighet att arbeta med utkast. Endast publicerade versioner är synliga för allmänheten i organisationen.
Kan ett dokument visas under flera processer?
Ja, du kan "tagga" ett dokument så att det syns på flera ställen, men det är alltid samma dokument och senaste versionen som visas.
Var lagras informationen i Koll 365?
All data lagras i er egen Microsoft 365-miljö, med stöd för Microsofts säkerhetsfunktioner – inklusive Single Sign-On och multifaktorautentisering.
Finns det stöd för godkännandeflöden och påminnelser?
Ja, via Microsoft 365-funktionalitet kan man skapa flöden för t.ex. godkännande av dokument och påminnelser för revisioner.
Finns det AI-stöd i Koll 365?
Ja, i version 2 finns den inbyggda AI-assistenten Ester, som kan hjälpa till att ta fram beskrivningar, svara på frågor om processer och ge exempel. Fler AI-baserade funktioner är under utveckling, t.ex. personanpassade tips.
Är det säkert att använda AI-funktionerna?
Ja, Koll 365 använder Microsofts kommersiella API:er. All data behandlas inom EU och används inte för att träna publika AI-modeller.
Hur kommer vi igång med Koll 365?
Installationen är enkel – det räcker att godkänna appen i er Microsoft 365-miljö. Därefter rekommenderas en kortare utbildning eller workshop för att snabbt komma igång.
Vad händer vid uppgradering från version 1 till version 2?
Alla data och dokument följer med. Det enda som behöver göras manuellt är att möblera om processboxarna och anpassa layouten.
Var hittar jag hjälp om jag kör fast?
Det finns inbyggda hjälpguider i systemet, och ni kan alltid kontakta JSC för support eller utbildning.
Nyfiken på JSC:s övriga tjänster?
Molntjänster
Genom vårt koncept Molnkontroll erbjuder vi drift av hela eller delar av er IT, såväl i vårt eget moln som via Microsoft Azure.
IT-säkerhet
IT-säkerhet företag: för er infrastruktur, information och medarbetare.
Applicerbar AI
Vi hjälper dig att förstå och utnyttja AI:s möjligheter för din organisation.
Molnväxel
Telefonväxel och operatör i ett – en enda telefonipart med stor möjlighet till självbetjäning.
Kunder om Koll 365
”Tack vare Koll 365 Ledningssystem blir informationen lättillgänglig för hela organisationen. Vi har effektiviserat kvalitetsprocessen och rationaliserat hela certifieringsarbetet.”
Göran Hallbäck
Quality Director,
KB Components
”Vi har kunnat lägga in hela vårt reservdelslager in i det här systemet så det är sökbart med priser och artikelnummer. I och med att alla arbeten signeras får vi spårbarhet i antal timmar utförda per person, och i bakgrunden skapas ett fakturaunderlag.Vi sparar flera moment i arbetet, det är väldigt värdefullt.”
Anders Löfgren
VD,
Svensk Tågkraft
Carolina Larsson
Kvalitets- och miljöchef,
Liljas Plast
Tips om Ledningssystem
Ta del av våra praktiska tips som ger dig maximal nytta av Koll 365 Ledningssystem.
Levande ledningssystem – Nyckeln till en framgångsrik verksamhet
Så skapar du ett levande ledningssystem som förbättrar din verksamhet. Tips om struktur, kultur och verktyg för långsiktig framgång.
Så förenklar du arbetet med ledningssystem
Förenkla och effektivisera ditt arbete med ledningssystem! Läs om hur Koll 365 Ledningssystem skapar tydlighet, flexibilitet och engagemang.
Från tungrott intranät till dynamiskt samarbete
Upptäck hur moderna samarbetsplattformar ersätter intranätet med smidiga, agila lösningar som förenklar arbetsdagen och stärker samarbetet.
Hur förenklar man organisationens processer?
Så förenklar du organisationens processer med ett modernt, digitalt ledningssystem i Microsoft 365 – tydligt, flexibelt och tillgängligt.
Tips till dig som ska införa kvalitetssystem
I den här guiden ger vi 5 tips som är värdefulla att ha med sig när ni inleder arbetet med ett nytt ledningssystem.
Vi drivs av att skapa tid till det som är viktigt. Välkommen in i det hållbara arbetslivet tillsammans med oss – vi verkar för att stärka er konkurrenskraft och arbetsmiljö med moderna arbetssätt.