Ledningssystem
Ledningssystem för koll på ISO, styrande information och godkännanden för en effektivare verksamhet.
Ledningssystem till fast månadskostnad
Ingen startavgift, ingen bindningstid
Allt i Microsoft 365
Ledningssystemet är snabbt, smidigt och helt integrerat i Microsoft 365
Ledningssystem på alla enheter
Fungerar på alla enheter – dator, mobiltelefon och platta
Koll 365 Ledningssystem är ett kvalitetssystem i Microsoft 365 som ger dig smidig tillgång till rätt information var du än befinner dig – allt paketerat till en fast kostnad per månad. Med Koll 365 Ledningssystem får du därför ordning på dokument, flöden och processer och sparar tid till det som är viktigt.
Ledningssystem direkt i Microsoft Teams
Använd ledningssystemet där du är. Få åtkomst direkt från Teams via vår Teams-app.
Allt i Microsoft 365
Du nyttjar systemet inom ramen för din egen Microsoft 365-miljö.
Lättanvänt
All data i er egen Microsoft 365-miljö
Vill du få en demonstration av Koll 365 Ledningssystem?
Fyll i formuläret så kontaktar vi dig snarast möjligt.
Ledningssystem för koll på styrande dokument
Med vårt ledningssystem i Microsoft 365 får ni ordning och reda på dokument, information, flöden och processer på arbetsplatsen, vilket sparar tid för er att fokusera på det som är viktigast i ert företag.
Det finns undersökningar som visar att närmare hälften av kontorsanställda lägger minst tio timmar i månaden på att leta efter information. Detta eftersom ledighetsansökningar, dokumentmallar, bilder och så vidare ligger i en rörig mapp någonstans på en server. Nackdelarna med detta är många – inte minst ökad stress. Men så behöver det inte vara. Med ett ledningssystem i Microsoft 365 når ni därför efterlevnad och skapar tydlighet avseende organisationens processer och aktiviteter.
I och med Koll 365 Ledningssystem har alla medarbetare tillgång till de senaste versionerna av viktiga dokument samt att vi kan publicera en mängd information. Exempelvis media, länkar, processansvariga med mera. Vi bygger en lösning med utgångspunkt i standardkomponenterna i Microsoft 365. Emellertid kan ni själva anpassa den i takt med verksamhetens behov. Likaledes är systemets uppbyggnad pedagogisk och innefattar en sökfunktion.
Systemet är byggt för en mobil arbetsplats, vilket innebär att du har tillgång till dokumenten var du än befinner dig och oavsett vad du använder för enhet – mobiltelefon, dator eller surfplatta. Det levereras som en tjänst till fast månadskostnad – men utan bindningstid. Likaledes ingår full support och uppdateringar.
I syfte att illustrera nyttan följer här några exempel på användningsområden:
Ledningssystem för kvalitet: ISO 9001
Detta är en internationell standard för kvalitetsledningssystem som är utformad för att hjälpa organisationer att uppnå och upprätthålla hög kvalitet på sina produkter och tjänster. Därför inkluderar standardens struktur bland annat krav på kvalitetspolicy, ledningsengagemang, processhantering, resursförvaltning, produktrealisering, mätning, analys och förbättring. På så vis kan organisationer öka kundnöjdheten, förbättra processerna och minimera risker och fel genom att uppfylla ISO 9001-standardens krav.
Ledningssystem för miljö: ISO 14001
Detta är en internationell standard för miljöledningssystem som är utformad för att hjälpa organisationer att uppnå och upprätthålla höga miljöstandarder. Sålunda inkluderar standardens struktur bland annat krav på miljöpolicy, ledningsengagemang, miljöaspekter, miljöpåverkan, miljömål, resursförvaltning, miljöprestanda, övervakning och mätning, ledningsgranskning och förbättring. Genom att uppfylla ISO 14001-standardens krav kan organisationer minska sin miljöpåverkan, förbättra resursanvändningen och minimera risker och fel. På samma vis kan det hjälpa organisationer att uppfylla lagstadgade krav och öka kundnöjdheten genom att visa sitt engagemang för miljön.
Ledningssystem för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen: ISO 45001
Detta är en internationell standard för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen. På så vis inkluderar standarden bland annat krav på hälsa och säkerhet på arbetsplatsen, ledningsengagemang, riskhantering, resursförvaltning, planering och genomförande, mätning, analys och förbättring. Genom att uppfylla standardens krav kan organisationer därför minska sin risk för olyckor och sjukdomar på arbetsplatsen, förbättra arbetsmiljön och öka medarbetarnas hälsa och säkerhet. Men det kan också hjälpa organisationer att uppfylla lagstadgade krav och öka kundnöjdheten genom att visa sitt engagemang för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen.
På jakt efter ärendehanteringssystem? Gå till Koll 365 Spaces.
Vanliga frågor och svar om ledningssystem
Vad är ett ledningssystem?
Detta (även kallat verksamhetssystem eller kvalitetssystem) är en plattform för att dokumentera hur verksamheten ska styras. Många gånger kan det vara knutet till en speciell aspekt av arbetet, som kvalitet eller miljö – eller för den delen arbetsmiljö eller informationssäkerhet – och är alltid starkt sammanvävt med ett arbetssätt för ständiga förbättringar. Det handlar alltså inte endast om de tekniska förutsättningarna, utan om att skapa ett gemensamt förhållningssätt till styrande dokument i organisationen, vare sig man använder en pärm eller ett modernt IT-stöd. Inte minst använder man ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (för att certifiera sig mot standarden ISO 9001, exempelvis).
Vad krävs av ett ledningssystem?
Ett väl fungerande ledningssystem kräver flera komponenter för att uppfylla organisationens mål och samtidigt minimera risker och fel. Några av de viktigaste kraven för ett ledningssystem inkluderar:
- Etablera en tydlig policy: En organisation behöver ha en tydlig policy som beskriver organisationens mål och vilka strategier som ska användas för att uppnå dessa mål.
- Ledningsengagemang: Ledningen behöver vara engagerad och aktivt stödja ledningssystemet för att det ska fungera väl.
- Processhantering: Organisationens processer behöver identifieras, dokumenteras och utvärderas för att säkerställa att de fungerar effektivt och uppfyller organisationens mål.
- Resursförvaltning: Man behöver se till att det finns tillräckliga resurser tillgängliga för att genomföra och upprätthålla ledningssystemet.
- Mätning, analys och förbättring: Processer krävs för att mäta och utvärdera ledningssystemets prestanda för att kunna identifiera och åtgärda problem och förbättra ledningssystemet kontinuerligt.
Varför ska man jobba med ledningssystem?
Det finns flera fördelar med att jobba med ledningssystem inom en organisation, bland annat:
- Effektivitet: Ett väl fungerande ledningssystem kan hjälpa organisationen att öka sin effektivitet genom att identifiera och eliminera onödiga processer och aktiviteter.
- Minskade risker: Ledningssystemet kan hjälpa organisationen att minska riskerna genom att identifiera och hantera risker som kan påverka organisationens verksamhet.
- Förbättrad kvalitet: Det kan hjälpa organisationen att förbättra sin kvalitet på produkter och tjänster genom att identifiera och eliminera kvalitetsproblem.
- Kundnöjdhet: Genom att förbättra kvaliteten på produkter och tjänster och minska riskerna kan organisationen öka kundnöjdheten och därmed säkra kundernas lojalitet.
- Bättre beslutsfattande: Genom att mäta och utvärdera ledningssystemets prestanda kan organisationen ta bättre beslut baserat på fakta och data.
- Lönsamhet: Genom att öka effektiviteten, minska riskerna, förbättra kvaliteten och öka kundnöjdheten kan organisationen öka sin lönsamhet på lång sikt.
Vad ska jag tänka på vid införandet?
För att införandet av ledningssystem ska bli lyckat behöver du förankra förändringarna med din organisation. Se till att du får med dig såväl ledningen som processansvariga. Ju mer du får med dig kollegorna och övriga organisationen, desto snabbare får ni ett ledningssystem som används och lever. På så vis får ni ett system som bygger på gemensamma insatser och engagemang.
Vilka är fördelarna med att ha ledningssystemet i Microsoft 365?
Om er organisation redan använder Microsoft 365 finns det många fördelar med att använda Koll 365 Ledningssystem. Det är användarvänligt vilket innebär att även personer med begränsad datorvana med lätthet kan nyttja det. I och med att tjänsten bygger på Microsoft 365-komponenter finns det stora möjligheter att integrera ledningssystemet med exempelvis Microsoft Teams. All data som genereras finns i er egen Microsoft 365-miljö, vilket innebär att om ni skulle säga upp tjänsten kommer datan fortsätta finnas tillgänglig i er egen miljö.
Är ett ledningssystem bara till för ledningen?
Nej. Ett ledningssystem bör vara till för alla på företaget för att där kunna ta del av information kring alla processer. Det fungerar helt enkelt som ett stöd för medarbetarna i det dagliga arbetet – inte bara för högsta ledningen.
Hur säkert är Koll 365 Ledningssystem?
Eftersom ledningssystemet bygger på komponenter i Microsoft 365, är säkerheten en prioriterad aspekt. Det innebär att ledningssystemet anammar den säkerhet som ni har i er Microsoft 365-miljö, exempelvis med multifaktorautentisering.
Lagras datan i SharePoint Online?
Ja. All data som skapas eller sparas i ledningssystemet lagras i SharePoint Online. Det innebär att du automatiskt får fördelar som exempelvis versionshantering (vilket innebär att alla ändringar blir spårbara).
Nyfiken på JSC:s övriga tjänster?
Molntjänster
Genom vårt koncept Molnkontroll erbjuder vi drift av hela eller delar av er IT, såväl i vårt eget moln som via Microsoft Azure.
IT-säkerhet
IT-säkerhet företag: för er infrastruktur, information och medarbetare.
Applicerbar AI
Vi hjälper dig att förstå och utnyttja AI:s möjligheter för din organisation.
Telefonväxel
Telefonväxel och operatör i ett – en enda telefonipart med stor möjlighet till självbetjäning.
Kunder om Koll 365
“Tack vare Koll 365 Ledningssystem blir informationen lättillgänglig för hela organisationen. Vi har effektiviserat kvalitetsprocessen och rationaliserat hela certifieringsarbetet.”
Göran Hallbäck
Quality Director,
KB Components
“Vi har kunnat lägga in hela vårt reservdelslager in i det här systemet så det är sökbart med priser och artikelnummer. I och med att alla arbeten signeras får vi spårbarhet i antal timmar utförda per person, och i bakgrunden skapas ett fakturaunderlag.Vi sparar flera moment i arbetet, det är väldigt värdefullt.”
Anders Löfgren
VD,
Svensk Tågkraft
Carolina Larsson
Kvalitets- och miljöchef,
Liljas Plast
Vi drivs av att skapa tid till det som är viktigt. Välkommen in i det hållbara arbetslivet tillsammans med oss – vi verkar för att stärka er konkurrenskraft och arbetsmiljö med moderna arbetssätt.