Ett välfungerande ärendehanteringssystem är avgörande för att ta hand om avvikelser, reklamationer, förbättringsförslag och andra viktiga händelser i verksamheten. Med Microsoft 365 och Koll 365 Spaces kan du snabbt sätta upp ett system som är säkert, flexibelt och anpassat till din organisations behov.
Inloggning och säkerhet – grunden för tillgänglighet
Först och främst bygger plattformen på Microsoft 365:s användarhantering. Det betyder:
- Single Sign-On: Användarna loggar in med sitt vanliga Microsoft-konto.
- Hög säkerhet: Multifaktorautentisering och central behörighetsstyrning.
- Mobilt stöd: Systemet går att använda på dator, mobil och surfplatta – perfekt för personal på fältet.
Skräddarsy arbetsflöden
En av de största styrkorna är möjligheten att bygga formulär och arbetsflöden efter era processer. Du kan enkelt bestämma:
- Vilka ärendetyper som ska finnas (t.ex. avvikelser, förbättringsförslag, incidenter, onboarding/offboarding).
- Vilka fält som ska vara med vid rapportering (t.ex. typ, beskrivning, prioritet, ansvarig, kostnad).
- Vilka vyer och filter som ska vara tillgängliga (t.ex. mina ärenden, försenade ärenden, kö).
Exempel:
En servicetekniker som arbetar på en fabrik kan snabbt rapportera en avvikelse via mobilen. Formuläret är tydligt och visar bara de fält som är relevanta för den typ av ärende som ska rapporteras. Bilder och dokument kan bifogas direkt.
Automatisering och integration
Med Logic Apps och integration till Teams kan du effektivisera många moment:
- Automatiska notiser: Påminnelser via Teams eller mejl när ett ärende närmar sig förfallodatum.
- Tilldelning och eskalering: Ärenden kan automatiskt tilldelas rätt person beroende på kategori eller allvarlighetsgrad.
- Import av bilagor: Filer och bilder från mejl förs automatiskt in i rätt ärende.
Praktiska tips för ett smidigt system
- Börja enkelt – skapa grundläggande ärendetyper och bygg ut efter hand.
- Anpassa vyerna – låt varje roll se det som är mest relevant.
- Utbilda processägare – sprid ansvaret för administration och uppdatering.
- Utnyttja mobilstödet – gör det enkelt för alla att rapportera och följa upp, även utanför kontoret.
Läs mer om Koll 365 Spaces Ärendehanteringssystem