Hur får man till visualisering i ledningssystem? I takt med att verksamheters behov utvecklas, har Koll 365 Ledningssystem nu fått flera efterfrågade förbättringar som gör det enklare att både navigera och visualisera processer. Här går vi igenom de senaste nyheterna och hur du bäst kan dra nytta av dem i din organisation.
1. Flexiblare processboxar – Navigera och länka där du vill
En av de mest centrala funktionerna i Koll 365 Ledningssystem är de inbyggda processboxarna. Tidigare fungerade dessa boxar som tydliga navigeringspunkter i strukturen, men med begränsningen att man endast kunde klicka sig neråt i systemet. Nu har möjligheterna breddats rejält:
- Länka till externa system:
Skapa en processbox som leder direkt till ett annat system, t.ex. CRM, dokumentbibliotek eller en applikation utanför ledningssystemet.
Du väljer färg, ikon och namn på boxen för tydlig visuell guidning. När boxen klickas öppnas den externa länken i ett nytt fönster. - Länka till andra processer:
Nu är det enkelt att skapa boxar som tar användaren sidledes – till valfri process inom ledningssystemet.
Detta är särskilt användbart när du vill skapa snabba vägar mellan exempelvis sälj-, konstruktion- och tillverkningsprocesser, eller till kritiska processer som krishantering, vilka kan länkas från flera olika delar av organisationen.
Så fungerar det:
Redigera din process-sida, lägg till en ny box och välj om den ska vara en länk till extern plats eller processlänk inom systemet. Anpassa utseendet och placeringen så att navigationen blir intuitiv för användarna.
2. Rita egna processkartor direkt i ledningssystemet
Att visualisera processer har länge varit en utmaning, särskilt när man vill gå utanför standardboxarnas begränsningar. Tidigare har externa verktyg som Visio varit standard, vilket inneburit extra steg och filhantering. Nu har Koll 365 Ledningssystem fått ett inbyggt ritverktyg (Draw IO) som gör hela processen enklare och mer flexibel.
- Skapa och redigera processkartor direkt:
Med Draw IO kan du rita processkartor med valfri form, t.ex. pilformade boxar eller komplexa flöden, och lägga till symboler och färger.
Processkartans objekt kan göras klickbara och länkas till såväl processer som dokument, bibliotek eller appar. - Importera befintliga Visio-ritningar:
Har du redan processkartor i Visio? Importera dem (VSDX-format) direkt till systemet och fortsätt redigera utan att lämna gränssnittet. - Ladda upp SVG-filer:
Du kan också ladda upp SVG-filer från andra ritverktyg och placera dem på rätt process. Dessa blir versionshanterade och får samma egenskapsfält som övriga dokument. - Versionshantering och godkännandeflöden:
Processkartorna hanteras precis som dokument – med versionshantering, egenskaper och möjlighet till godkännande innan publicering.
Tips:
Standardboxarna är att föredra för responsivitet på mobil och små skärmar. Processkartor fungerar bäst på större skärmar och där visualisering är viktigare än navigering. Anpassa designen så att den fungerar för dina användare.
3. Hur kommer du igång?
För att dra nytta av de nya funktionerna behöver du:
- Inga åtgärder för processboxar – det kommer med plattformsuppdateringen.
- För processkartor:
Har du använt Visio tidigare, finns filbibliotek och layoutmallar redan på plats.
Om inte, behövs ett SharePoint-bibliotek och layoutmall med plats för processritningar. Kontakta JSC:s team – det tar ca 45–60 minuter att få detta på plats inklusive genomgång.
Sammanfattning – Nyckelfördelar
- Snabb och flexibel navigering – länka till processer, system eller dokument direkt från processboxarna.
- Visuell frihet – rita och redigera processkartor utan att lämna ledningssystemet.
- Versionshantering och godkännande – säkerställ kvalitet och spårbarhet på processkartor.
- Enkel onboarding – JSC:s team hjälper till att sätta upp och anpassa funktionerna efter era behov.
Vill du veta mer eller komma igång med de nya funktionerna? Kontakta oss – så hjälper vi dig att optimera ert ledningssystem för både struktur och visualisering!
Se vårt webinar om de nya funktionerna här eller läs mer om Koll 365 Ledningssystem.