Koll 365 Inflow
Automatisera inkommande affärsdokument – på riktigt.
Automatisering av inflöde
Koll 365 Inflow minskar manuellt arbete, höjer kvaliteten och förkortar tiden från mottagen bekräftelse till uppdaterad order i ERP. Ni sparar tid på alla korrekta flöden och fångar fel när de uppstår – med tydlig vägledning och snabba åtgärder.
Inflow löser typiska smärtpunkter i inköpsflöden
Med Koll 365 Inflow kan ni frigöra tid, minska manuella arbetsmoment och öka precisionen i affärsprocesserna för inkommande dokumentflöden.
| Utan Koll 365 Inflow | Med Koll 365 Inflow |
|---|---|
| ✗
Manuellt letande i PDF:er och mejl: Ni lägger tid på att hitta rätt ordernummer, rader, kvantiteter, priser och leveransdatum. | ✓ läser, klassificerar och plockar ut rätt data automatiskt – och visar den strukturerat. |
| ✗
Tidskrävande jämförelser mot ERP: Det tar lika lång tid att bekräfta att ”allt stämmer” som att hitta en avvikelse. | ✓ Inflow validerar mot er inköpsorder och flaggar det som avviker direkt. |
| ✗
Sen upptäckt av fel (fel kvantitet, pris, enhet, datum): Leder till kostsamma produktionsstopp, felaktiga leveranser eller dyra returer. | ✓ Inflow fångar avvikelser tidigt och ger direktlänkar till rätt inköpsorder i ERP för snabb åtgärd. |
| ✗
Onödig administration när allt är korrekt: Även ”grönt flöde” kräver klick och uppdateringar i ERP. | ✓ Inflow föreslår uppdateringar (t.ex. leveransdatum, leverantörens ordernummer och orderstatus) som tillämpas med ett klick. |
Integrationer och teknik
Koll 365 Inflow är en AI-driven lösning som omvandlar hur ert företag hanterar inkommande affärsdokument. Vår produkt kombinerar avancerad automation med ett intuitivt applikationsgränssnitt som ger er möjlighet att fokusera på det som verkligen kräver er uppmärksamhet.
- Microsoft 365 / Exchange: Anslutning till delad inköpsmailbox.
- ERP-stöd idag: Microsoft Dynamics 365 Business Central.
- På gång: Monitor, samt stöd för anpassade integrationer med övriga affärssystem.
- Regelverk per leverantör: Ni kan sätta generiska och specifika regler (ex. hur ”delivery date” ska tolkas som ”shipment date”, beräkning av beräknad leverans från ”shipment date + x dagar/veckor”, format för artikelkoder m.m.).
- Artikelkod/ID
- Kvantitet och enhet (styck, meter, kartong m.m.)
- Enhetspris och totalbelopp
- Leveransdatum (inklusive regelbaserad beräkning om leverantören anger ”shipment date”)
- Grönt – allt stämmer med hög sannolikhet
- Gult – osäkerhet eller mindre avvikelse
- Rött – verklig avvikelse som kräver åtgärd
Ni kan:
- Acceptera förslagen (tillämpas direkt i ERP)
- Justera (t.ex. lägga på en vecka buffert)
- Ignorera (om avvikelsen är acceptabel i det enskilda fallet)
Vill du få en demonstration av Koll 365 Inflow?
Fyll i formuläret så kontaktar vi dig snarast möjligt.
Vanliga frågor om Koll 365 Inflow
Stödjer ni fler dokument än orderbekräftelser?
Ja. Inflow klassificerar alla inkommande affärsdokument i mailboxen (fakturor, prislistor m.m.). Den aktiva processautomationen är idag fokuserad på orderbekräftelser. Inkommande order är under utveckling.
Hur bra är automationen i praktiken?
Målet är att 70–80 % av volymen ska kunna hanteras med minimalt mänskligt arbete (”grönt flöde”). Ni lägger tiden där den gör mest nytta – på röda avvikelser.
Vad händer när dokumentformat och leverantörer varierar?
Inflow är byggd för variation. Ni kan addera leverantörsspecifika regler när ni ser mönster (t.ex. hur artikelkoder formatteras, hur datum ska tolkas). Det förbättrar precisionen över tid.
Hur fungerar det med Business Central‑varianter?
Stödet är optimerat för BC i molnet med Microsofts standard‑API:er. Äldre/on‑prem varianter kan fungera beroende på API‑stöd. Vi hjälper er att bedöma kompatibilitet.
Måste vi installera något lokalt?
För Business Central moln – nej. För Monitor krävs att ett API publiceras i kundens miljö (vi tillhandahåller modul). Vi guidar er i processen.
Vad ser användaren i gränssnittet?
En lista över inkommande dokument, varje dokument med rad‑nivå‑jämförelser, färgkodning, varningar/inforutor, direktlänk till ERP samt förslag på uppdateringar. Allt loggas.
Hur hanteras språk?
Systemet är språkagnostiskt i extraheringen och kan tolka dokument på t.ex. svenska, engelska, italienska m.fl.
Nyfiken på JSC:s övriga tjänster?
Molntjänster
Genom vårt koncept Molnkontroll erbjuder vi drift av hela eller delar av er IT, såväl i vårt eget moln som via Microsoft Azure.
IT-säkerhet
IT-säkerhet företag: för er infrastruktur, information och medarbetare.
Applicerbar AI
Vi hjälper dig att förstå och utnyttja AI:s möjligheter för din organisation.
Molnväxel
Telefonväxel och operatör i ett – en enda telefonipart med stor möjlighet till självbetjäning.
Kunder om Koll 365
”Tack vare Koll 365 Ledningssystem blir informationen lättillgänglig för hela organisationen. Vi har effektiviserat kvalitetsprocessen och rationaliserat hela certifieringsarbetet.”
Göran Hallbäck
Quality Director,
KB Components
”Vi har kunnat lägga in hela vårt reservdelslager in i det här systemet så det är sökbart med priser och artikelnummer. I och med att alla arbeten signeras får vi spårbarhet i antal timmar utförda per person, och i bakgrunden skapas ett fakturaunderlag.Vi sparar flera moment i arbetet, det är väldigt värdefullt.”
Anders Löfgren
VD,
Svensk Tågkraft
Carolina Larsson
Kvalitets- och miljöchef,
Liljas Plast
Vi drivs av att skapa tid till det som är viktigt. Välkommen in i det hållbara arbetslivet tillsammans med oss – vi verkar för att stärka er konkurrenskraft och arbetsmiljö med moderna arbetssätt.