Automatisera och digitalisera onboarding, offboarding och förbättringsarbete med ärendehanteringssystemet.
Onboarding och offboarding av personal, liksom förbättringsarbete, är processer där många detaljer lätt kan glömmas bort. Med ett digitalt ärendehanteringssystem kan du säkerställa att allt blir gjort – och dokumenterat.
Skapa och hantera checklistor och mallar
- Onboarding: Skapa en mall med alla steg – från IT-konton, arbetskläder och introduktion, till utbildningar och säkerhetsgenomgångar. Systemet kan automatiskt skapa separata ärenden för varje avdelning som ska göra sin del.
- Offboarding: Se till att utrustning återlämnas, behörigheter avslutas och avslutande samtal sker systematiskt.
- Förbättringsarbete: Koppla avvikelser till förbättringsförslag eller projekt, och följ upp om åtgärderna verkligen ger effekt.
Automatiska ärenden och uppföljning
- Tilldelning och notifiering: Systemet kan automatiskt tilldela ärenden till rätt person eller avdelning och skicka påminnelser inför deadlines.
- Status och dokumentation: Alla steg loggas, så det är enkelt att se vad som är gjort och vad som återstår.
Exempel:
När en nyanställd börjar skapas automatiskt ärenden för IT (skapa konto), HR (skriva anställningsavtal), chef (boka introduktion) och administration (beställa arbetskläder). Systemet skickar påminnelser och följer upp att varje steg blir klart.
Koppla ihop avvikelser med förbättringsarbete
- Flera avvikelser kan kopplas till ett gemensamt förbättringsärende.
- Följ upp och visualisera effekten – har antalet avvikelser inom området minskat efter åtgärder?
Statistik och lärande
- Följ upp tiden det tar att onboarda/offboarda.
- Identifiera flaskhalsar och förbättringsmöjligheter.
- Visualisera förbättringsarbetet med Power BI och dela resultatet med ledning och medarbetare.
Praktiska tips
- Standardisera checklistor och mallar – så att inget steg missas.
- Automatisera påminnelser och statusuppföljning – minska risken för slarv och glömda moment.
- Knyt lärdomar och förbättringar till verkliga resultat – visa effekten i statistiken, och motivera nästa förbättring.
Genom att digitalisera och automatisera onboarding, offboarding och förbättringsarbete sparar du tid, minimerar risken för misstag och bygger en organisation som lär sig och utvecklas.
Läs mer om Koll 365 Spaces Ärendehanteringssystem