Det digitala arbetslivet är i ständig rörelse. Den som har kastat upp fötterna på soffbordet och blickat ut över ett nystädat hem vet om att städning är en kontinuerlig aktivitet och inte ett engångsprojekt. Vid införandet av ett nytt kvalitetssystem – eller vilken ny lösning det än handlar om – krävs en motsvarande förändring av arbets- sätt. Vikten av att inse att vi aldrig blir färdiga kan inte betonas nog mycket – och är en viktig följeslagare under förändringsresan. I den här guiden ger vi 5 tips som är värdefulla att ha med sig när ni inleder arbetet med ett nytt kvalitetssystem.
1. Involvera organisationen
Förankra förändringarna med din organisation, se till att du får med dig såväl ledningen som processansvariga. Ju mer du får med dig kollegorna och övriga organisationen, desto snabbare får ni ett kvalitetssystem som används och lever. På så vis får ni ett system som bygger på gemensamma insatser och engagemang.
Ingen gillar förändringar, sägs det. Det är ett delvis sant påstående, men ofullständigt. Ingen gillar förändringar som påtvingas utifrån utan motivering och utan möjlighet till egen påverkan. Förändringar i verksamheten – oavsett om de är omfattande eller små – bör vara något som involverar många människor på olika nivåer, för att ge önskat resultat. Den tid ni investerar initialt är en investering som kommer att återbetala sig.
2. Vänta inte på att allt ska bli klart
Börja bygga upp ditt kvalitetssystem även om inte allt är klart om hur informationen ska organiseras eller vilka dokument ni ska ha. Använd istället kvalitetssystemet i detta arbete så kommer ni att forma kvalitetssystemet efter er och inte tvärtom.
Det är viktigt att ställa sig själva frågan: hur ska vi använda informationen i vardagen? Låt inte kvalitetssystemet bli ett separat system utan en helt integrerad del i det vardagliga arbetet.
3. Förenkla
Många associerar kvalitetssystem med flöden för godkännanden och liknande funktioner. Dessa är oftast väldigt bra ingredienser, men ibland kan det löna sig att lära känna det och bygga upp grunden för att sedan bättre kunna förstå hur man vill använda det och då implementera de flöden som behövs. Väljer ni ett flexibelt kvalitetssystem är detta inga bekymmer. Tänk på att det primärt är ett verktyg för alla i din organisation, men långt ifrån alla kommer att ha så bra förståelse som du kommer att ha. Med andra ord – gör det enkelt!
4. Ta (och ge)
Lyssna med andra organisationer och företag hur de använder kvalitetssystem. Låt dem visa och berätta vad de har lyckats med och vad som varit utmaningar. Dela med er av dokumentmallar, processer, beskrivningar, policys med mera så kommer ni alla att skapa bättre förutsättningar för era respektive organisationer.
5. Släng pärmen
Ta tillfället i akt att anpassa kvalitetssystemet efter er verksamhet och era processer. Många företag organiserar sitt kvalitetssystem utifrån ISO-pärmen som ISO-konsulten hjälpte till att skapa inför den där certifieringen för många år sedan – trots att både organisationen och verksamheten har förändrats. Utgå alltså från nuvarande verksamhet och arbetssätt, inte från pärmen.
Läs mer om Koll 365 Ledningssystem och Koll 365 Spaces Ärendehanteringssystem.