Elitfönster om Koll 365 som HR-verktyg

Elitfönster använder Koll 365 Spaces som ett HR-verktyg: ”Framförallt sparar det tid, men jag skulle även vilja säga att det har potential att förbättra vår struktur.”

Elitfönster är en av Sveriges ledande fönstertillverkare och har en lång historia. Redan 1924 gick lokala förmågor i Lenhovda ihop och skapade en fabrik som kom att bli Elitfönster. Idag har man produktionsenheter i Lenhovda och i Vetlanda, vilka är inriktade mot Elitfönsters två respektive huvudsakliga affärer: Lenhovda mot privatkonsumenter och Vetlanda mot byggindustrin. Utöver detta finns även ett försäljningskontor i Växjö. Totalt omfattar Elitfönster cirka 800 medarbetare.

Christofer Rosberg arbetar som HR Business Partner på Elitfönster, en bred roll som innebär allt från att vara med och fatta beslut i fabriksledningsgruppen, till att hantera små som stora dagliga personalrelaterade frågor. Operativt och strategiskt arbete i balans, med andra ord.
”Vi har ett finger med i spelet i allting som syftar till att förstärka vårt arbetsgivarvarumärke. Det handlar bland annat om arbetsmiljöarbete”, säger Christofer.

Manuellt arbete – behov av systemstöd

HR-avdelningen består av sju personer, som såg ett behov av ett systemstöd för sitt arbete i och med att man arbetade mycket manuellt.
”Vi använde oss mycket av mail och arbetade en hel del ad hoc. Vi behövde påbörja vår digitaliseringsresa för att effektivisera arbetet”, säger Christofer.

Målet var att kunna använda en renodlad kanal för ärendehantering kopplat till personal. ”Det kan exempelvis handla om ändringar i anställningsförhållanden eller att stärka onboardingprocessen.”

Elitfönster valde att använda Koll 365 Spaces, som de tillsammans med JSC har anpassat för att underlätta de många processer som HR-avdelningen är involverade i.
”Det vi vill komma åt är att minimera tiden vi jobbar manuellt och analogt. Genom att renodla våra kanaler ödslar vi inte tid på att leta uppgifter på olika ställen. Det är en helt annan hastighet på det idag. Ta som exempel en praktisk sak som att ordna med en tagg till en medarbetare. Tidigare hade vi en massa olika chefer som periodvis sprang runt och letade efter olika personer – nu skickas informationen direkt via HR-verktyget till rätt person. Vi behöver lägga mindre tid på praktikaliteter.”

E-signering direkt i HR-verktyget

En av de anpassningar som har gjorts är att integrera GetAccept i HR-verktyget, en plattform för e-signeringen.
”Plattformen pratar med GetAccept så HR-verktyget förser den med information och allt skickas ut till rätt medarbetare. Det går fort att få ut anställningsavtal. Det vi har lyckats med är att jobba med aktiviteter på ett strukturerat sätt så att vi inte missar något – och aktiviteterna kan agera som informationsbärare ut i vår organisation.”

Breddad användning

Elitfönster har breddat användningen för Koll 365 Spaces och har en vision om att det ska bli den primära arkiveringshubben för underlag med koppling till medarbetarna. Istället för att HR-avdelningen ska ta emot mail, ladda ner underlaget lokalt och sedan placera det på rätt ställe, använder cheferna sig av formulär så att allting hamnar på rätt ställe omedelbart.

Lösningen innefatar även en integration mot den centrala användarhanteringen i Active Directory som gör att alla ändringar gällande namn, avdelning, närmsta chef med mera automatiskt återspeglas till AD. Även skapande av konton och gruppmedlemskap kan hanteras direkt via HR-verktyget.

”Framförallt sparar det tid, men jag skulle även vilja säga att det ändrade arbetssätt HR-verktyget för med sig har potential att förbättra vår struktur”, avslutar Christofer Rosberg.

Fler kundcase